AVG

Mixed-up en de Avg
Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing. Wat betekent dat voor een organisatie als Mixed-up? De uitleg hierna is specifiek voor een vereniging als Mixed-up geschreven.

Europese wet
Op 27 april 2016 hebben de Europese Commissie en de Raad deze Europese verordening aangenomen. Na een “gewenningsperiode” van 2 jaar wordt de Algemene verordening gegevensbescherming (kortweg: Avg) van toepassing. In deze 2 jaar hebben organisaties de gelegenheid gehad om zich voor te bereiden op deze grote aanpassing. Deze verordening geldt voor het gebruik van persoonsgegevens door een organisatie als Mixed-up; de verordening is niet van toepassing tussen personen onderling (mits niet uit hoofde van een verenigingsfunctie bij Mixed-up).

Doel Avg
De Avg moet erop toezien dat organisaties goed nadenken over hoe zij met de gegevens van hun leden omgaan. De achterliggende gedachte is dat niet zomaar elk persoon of elke andere organisatie die met Mixed-up samenwerkt, over die gegevens kan beschikken.

Gebruik gegevens
Tegelijk moet Mixed-up als vereniging nadenken over welke gegevens van leden nu eigenlijk nodig zijn, om aan diezelfde leden een aangenaam sportklimaat te kunnen bieden. De eerste gedachte die daarbij naar voren komt, is het spelen van handbal. Echter horen daar ook de niet direct aan handbal gerelateerde zaken bij, zoals wat de verschillende commissies voor de leden organiseren.
Van alle gegevens die Mixed-up nodig heeft, moet worden vastgelegd waarom ze nodig zijn en voor welke duur die gegevens gebruikt worden. Daarbij hoort dan ook hoe lang de gegevens nog bewaard worden, nadat de activiteiten rondom dat gebruik zijn gestaakt. En niet geheel onbelangrijk is dat Mixed-up inzichtelijk moet maken wie toegang heeft tot de gegevens en om welke reden.

Vergetelheid
Elk lid heeft, nadat het lidmaatschap is beëindigd, het recht om vergeten te worden. Dat betekent dat Mixed-up op verzoek alle gegevens van dat lid zal verwijderen, waar mogelijk. Dat laatste is een belangrijk onderdeel. Mixed-up werkt met software die wordt voorgeschreven door de NHV.
Zonder die software is het niet mogelijk om deel te nemen aan de regionale competities. De verschillende handbalverenigingen in Nederland hebben, als eindgebruikers, geen invloed op de werking van de software. Indien de software het niet mogelijk maakt om bepaalde gegevens te verwijderen, kan Mixed-up daarvoor niet verantwoordelijk worden gehouden.

Uitzonderingen
Voor het lidmaatschap geldt niet dat er door Mixed-up toestemming moet worden gevraagd voor het gebruik van de aangeleverde gegevens. Zonder de gegevens is het immers niet mogelijk om contributie te heffen, een voorwaarde die hoort bij lidmaatschap. Als lid kies je er dus bewust voor dat je gegevens met een reden worden gebruikt. Hetzelfde geldt voor het toezenden of afleveren van een nieuwsbrief.

Bestaande leden
De NHV heeft met de intrede van de nieuwe handbal.nl app aan elk lid de mogelijkheid geboden om de zichtbaarheid van zijn/ haar profiel in te stellen. Voor pupillen geldt dat de persoonsgegevens standaard worden afgeschermd. Die zichtbaarheid kan handmatig worden aangepast. Voor senioren geldt dat zij ook zelf de zichtbaarheid van hun profiel kunnen instellen. Dat gaat in 3 niveaus: (1) afgeschermd, (2) persoonsgegevens zichtbaar, (3) persoonsgegevens en profielfoto zichtbaar.

Website
Op de website van Mixed-up wordt o.a. informatie over teams getoond. Daarbij zijn een teamfoto en een lijst met spelersnamen opgenomen. Voor plaatsing van de foto zal Mixed-up in het vervolg toestemming vragen aan elk lid. Voor het vermelden van de spelersnaam is dat niet noodzakelijk, omdat elk lid zelf de zichtbaarheid van zijn/ haar profiel kan aanpassen.

Commissies
Verschillende leden zijn onderdeel van commissies. Deze commissies hebben de taken op zich genomen om activiteiten te organiseren. Lange tijd zijn de namen van de leden zichtbaar geweest. Dat wordt in het kader van de Avg aangepast. Voor elke commissie wordt voortaan een bijbehorend e-mailadres gebruikt om zodoende te communiceren of om informatie op te vragen.

Verenigingsfuncties
Met elk lid dat een verenigingsfunctie vervult en (o.a. op de website) zichtbaar is met naam en eventueel communicatiegegevens, zal een
verwerkersovereenkomst worden afgesloten. In de overeenkomst is vastgelegd dat het lid instemt met het publiekelijk gebruik van specifieke gegevens, om de verenigingsfunctie te kunnen vervullen.

Beeldmateriaal
Tijdens de wedstrijden wordt soms beeld- en videomateriaal gemaakt. In de meest voorkomende gevallen gebeurt dit om het beeldmateriaal te gebruiken op de website. Natuurlijk zijn dit promotionele activiteiten, echter niet met een commercieel karakter. Het doel is om spelplezier en behaald resultaat te delen, in geen geval gaat het om het werven van nieuwe leden.

Social media
Steeds vaker worden namen, foto’s en video’s op verschillende social media geplaatst. Voorbeelden hiervan zijn Facebook, Instagram en Twitter. Voor personen en/ of leden van Mixed-up die niet uit hoofde van hun verenigingsfunctie de hiervoor genoemde gegevens op social media plaatsen, kan Mixed-up niet aansprakelijk worden gehouden.
Voor leden van de selectie geldt dat op wedstrijddagen een foto op social media wordt geplaatst van de spelerslijst. Tijdens de wedstrijd wordt via social media informatie verspreid over de voortgang van de wedstrijd. Daar worden spelersnamen bij gebruikt. Bij deelname aan de wedstrijd zijn de leden hiervan op de hoogte. Dezelfde gegevens (kunnen) worden gebruikt in wedstrijdverslagen die worden gepubliceerd op verschillende websites en andere media, zoals regionale weekbladen.

Nieuwe leden
Bij nieuwe leden wordt in de documenten behorende bij het lidmaatschap vastgelegd dat zij met de ondertekening instemmen met het incidenteel gebruik van beeldmateriaal op de website van Mixed-up. Dit geldt ook voor alle activiteiten die plaatsvinden op het sportpark en/of sporthal onder toezicht van Mixed-up. Voorbeelden hiervan zijn: de gezinsdag, jeugdweekend, Sinterklaas, activiteiten van commissies, etc.

Beleid
De komende tijd zal het bestuur Mixed-up zich richten op het aanpassen van beleid en documenten. Er worden waar nodig registers aangelegd en aanpassingen doorgevoerd in de toegang tot bepaalde software(s). Dit kan leiden tot (nieuwe) vragen vanuit het bestuur aan de leden van Mixed-up. Uiteraard met maar één doel; naleving van Avg.

Vragen
Tijdens de Algemene ledenvergadering zal uitgebreid worden stilgestaan bij de Avg. Mochten er in de tussentijd vragen zijn over de activiteiten van Mixed-up omtrent deze wet, kun je je vragen stellen via privacymixedup@ziggo.nl

Het bestuur